Konsten att efterfråga referenser under rekryteringsprocessen
Postad:
Kategori:
Ledarskap
Vad är referenser och varför är de viktiga i rekryteringsprocessen?
Referenser är personer som kan intyga en kandidats tidigare prestationer, kompetens och personliga egenskaper. Dessa personer är ofta tidigare chefer, kollegor eller andra som har arbetat nära kandidaten. Genom att kontakta referenser kan du få en mer nyanserad bild av en kandidat utöver vad som framkommer i CV och intervjuer.
Referenser är viktiga i rekryteringsprocessen av flera skäl:
Verifiering av kompetens och erfarenhet: Referenser ger dig möjlighet att verifiera de uppgifter som kandidaten har lämnat om sin bakgrund, utbildning och tidigare arbetslivserfarenhet.
Insikt i kandidatens prestationer och beteende: Genom att prata med referenser kan du få värdefull information om hur kandidaten har presterat i tidigare roller, hur väl hen samarbetar med andra och vilka styrkor och utvecklingsområden hen har.
Minskat riskttagande: Att kontrollera referenser hjälper dig att fatta ett mer välgrundat beslut och minska risken för att anställa en person som inte passar för rollen.
Stärkt förtroende: Att ta referenser visar att du som arbetsgivare bryr dig om att göra ett genomtänkt val och skapar förtroende hos både kandidaten och de anställda.
Fördelarna med att efterfråga referenser
Att efterfråga referenser under rekryteringsprocessen erbjuder flera fördelar:
Bättre beslutsunderlag: Referenser ger dig en mer mångfacetterad bild av kandidaten utöver vad som framkommer i CV och intervjuer.
Minskad risk för felrekrytering: Genom att kontrollera referenser kan du undvika att anställa personer som inte lever upp till de förväntningar du har.
Ökad effektivitet: Att ta referenser sparar tid och resurser på lång sikt genom att du undviker kostsamma felrekryteringar.
Bättre anpassning till organisationen: Referenser kan ge dig insikt i hur väl kandidaten skulle passa in i din organisation och dina befintliga team.
Stärkt employer branding: Att ta referenser visar att du som arbetsgivare är noggrann och bryr dig om att göra rätt val, vilket kan stärka din attraktivitet på arbetsmarknaden.
Hur man korrekt ber om referenser från kandidater
När du ber om referenser från kandidater är det viktigt att göra det på ett strukturerat och respektfullt sätt:
Be om referenser i ett tidigt skede: Fråga om referenser redan under den första intervjun eller så snart som möjligt i rekryteringsprocessen. På så sätt kan du hinna kontrollera dem innan du fattar ett slutgiltigt beslut.
Förklara syftet: Berätta tydligt för kandidaten varför du vill ta referenser och hur informationen kommer att användas i rekryteringsprocessen.
Be om specifika referenser: Be kandidaten att uppge kontaktuppgifter till minst 2-3 relevanta referenser, helst tidigare chefer eller kollegor som kan kommentera på kandidatens prestationer och beteende.
Respektera kandidatens önskemål: Om kandidaten inte vill att du kontaktar en viss referens, respektera det och fråga istället om alternativa referenser.
Inhämta kandidatens tillstånd: Be alltid kandidaten om tillstånd att kontakta referenserna, både för att visa respekt och för att undvika juridiska problem.
Var tydlig med tidsramen: Informera kandidaten om när du planerar att kontakta referenserna så att de kan förbereda sig.
Hur man frågar en tidigare chef om referenser
När du väl har fått kontaktuppgifter till referenserna är det dags att kontakta dem. Här är några tips för att göra det på ett bra sätt:
Var professionell och respektfull: Presentera dig själv, förklara syftet med samtalet och be om lov att få ställa några frågor.
Fokusera på relevanta frågor: Ställ frågor som är relevanta för den aktuella tjänsten, t.ex. om kandidatens prestationer, styrkor, utvecklingsområden och samarbetsförmåga.
Var öppen för både positiva och negativa synpunkter: Var beredd på att få både positiv och negativ feedback. Referensen kanske inte bara har berömmande saker att säga.
Var lyhörd och ställ följdfrågor: Lyssna noga på referensens svar och ställ följdfrågor för att få mer utförliga och nyanserade svar.
Anteckna viktiga punkter: Anteckna de viktigaste insikterna från samtalet så att du kan gå tillbaka och jämföra olika referensers svar.
Avsluta med tacksamhet: Avsluta samtalet med att tacka referensen för deras tid och värdefulla insikt.
Vanliga frågor att ställa till referenser
När du pratar med referenserna är det bra att ställa frågor som ger dig en nyanserad bild av kandidaten. Här är några vanliga frågor att utgå ifrån:
Hur länge och i vilken roll har du arbetat tillsammans med kandidaten?
Vad anser du vara kandidatens främsta styrkor och utvecklingsområden?
Hur väl uppfyllde kandidaten sina mål och arbetsuppgifter?
Hur skulle du beskriva kandidatens samarbetsförmåga och ledarskap?
Vilka typer av utmaningar ställdes kandidaten inför, och hur hanterade hen dem?
Skulle du överväga att anställa kandidaten igen om du hade möjlighet?
Finns det något annat du skulle vilja tillägga om kandidatens lämplighet för den aktuella tjänsten?
Hur man bedömer referenssvar
När du har samlat in referenssvaren är det dags att utvärdera informationen:
Identifiera mönster: Titta efter återkommande teman och mönster i referensernas svar. Är deras beskrivningar av kandidaten samstämmiga?
Jämför med andra underlag: Ställ referenssvaren i relation till vad du har fått fram under intervjuer och från kandidatens CV.
Fokusera på relevanta insikter: Koncentrera dig på den information som är mest relevant för den aktuella tjänsten, t.ex. kandidatens prestation, samarbetsförmåga och anpassningsförmåga.
Var uppmärksam på avvikelser: Om en referens ger mycket avvikande information jämfört med andra, ta reda på orsaken till det.
Väg in referensernas trovärdighet: Bedöm referensernas objektivitet och förmåga att lämna en rättvisande bild av kandidaten.
Sammanfatta dina slutsatser: Sammanfatta dina intryck av kandidaten baserat på referenssvaren och övrig information du samlat in.
Alternativa metoder för att verifiera kandidaters kompetens
Förutom traditionella referenssamtal finns det flera andra sätt att verifiera en kandidats kompetens och lämplighet:
Kontrollera offentliga register: Sök upp kandidaten på sociala medier, i branschregister eller andra offentliga källor för att bekräfta uppgifter.
Be om provuppgifter eller tester: Låt kandidaten genomföra ett praktiskt test eller en fallstudie som är relevant för tjänsten.
Inhämta bakgrundskontroller: Anlita en extern leverantör för att göra en mer omfattande bakgrundskontroll av kandidaten.
Genomför referenssamtal i grupp: Intervjua flera referenter samtidigt för att få en mer nyanserad bild.
Kontakta andra källor: Prata med andra personer i kandidatens professionella nätverk, t.ex. kunder eller leverantörer.
Vanliga misstag att undvika vid efterfrågan av referenser
För att få ut så mycket som möjligt av referenskontrollen är det viktigt att undvika några vanliga fallgropar:
Låta referenserna bli en formalitet: Behandla inte referenserna som en rutinmässig checklista utan använd dem aktivt för att utvärdera kandidaten.
Förlita dig för mycket på endast positiva omdömen: Var beredd på att även få negativ feedback och bedöm referenserna objektivt.
Ställa ledande eller otydliga frågor: Formulera frågorna på ett sätt som uppmuntrar referensen att ge nyanserade och ärliga svar.
Dra för snabba slutsatser: Ta dig tid att analysera referenssvaren och jämföra dem med annan information om kandidaten.
Förbise viktiga detaljer: Anteckna noggrant och uppmärksamma även mindre uppgifter som kan vara relevanta.
Ignorera kandidatens önskemål: Respektera kandidatens önskemål om vilka referenser du kontaktar.
Referenstjänster och verktyg för att underlätta referenskontroller
För att förenkla referenskontrollerna finns det idag flera olika tjänster och verktyg som kan vara till hjälp:
Onlinetjänster för referenshantering: Tjänster som Checkster, Xref och Referral.com erbjuder strukturerade processer för att inhämta och analysera referenser digitalt.
Bakgrundskontroller: Företag som HireRight, Sterling och Accurate erbjuder mer omfattande bakgrundskontroller av kandidater.
Automatiserade referensverktyg: Verktyg som Skillsmap och Referral.com möjliggör att automatiskt skicka ut referensförfrågningar och sammanställa svaren.
Frågemallar och riktlinjer: HR-leverantörer som SHRM tillhandahåller vägledning och exempelfrågor för referenssamtal.
Genom att använda sådana hjälpmedel kan du effektivisera och standardisera referenskontrollen i din rekryteringsprocess.
Några avslutande ord
Att efterfråga referenser är en viktig del av att göra ett välgrundat rekryteringsbeslut. Genom att systematiskt be om och utvärdera referenser kan du få värdefull kompletterande information om kandidaterna och minska risken för felrekryteringar. Var noggrann, objektiv och respektfull i ditt tillvägagångssätt så får du ut så mycket som möjligt av referenskontrollerna.