Intervju: Så hanterar vi stora kundbeställningar med kort varsel

Först och främst, vad definierar en stor beställning?

- En stor beställning för oss på Charlie innebär kort och gott en leverans med stor volym av kandidater, oftast till vår största kund i Stockholm. Det kan exempelvis handla om att vi ska tillsätta upp emot 120 tjänster under en månad och då behöver vi på ett effektivt sätt attrahera kvalificerade kandidater som vi sedan kan presentera till kund i hopp om att det ska bli en anställning.

När fick ni senast en stor beställning och hur hanterade ni det?

- Så sent som för ett par dagar sedan fick vi en förfrågan på en stor beställning med kort varsel. I sådana situationer samlar vi alltid hela teamet för att fördela resurserna och kontakta de kandidater vi tror skulle passa till den aktuella tjänsten. Det kan definitivt bli svettigt ibland, men det ger samtidigt en otrolig kick. Vi vill givetvis alltid leva upp till kundens förväntningar samtidigt som vi även vill skapa en trygg rekryteringsprocess för kandidaterna.

Finns det någon uttalad strategi för att ni ska kunna jobba så effektivt som möjligt?

- Det svänger fort i vår bransch och det är av största vikt att alltid vara på tårna och jobba i förberedande syfte. Man kan säga att vår strategi går ut på att dagligen underhålla relationen med de kandidater vi har i process. Vid en snabb och stor beställning behöver vi ha en bra överblick över vilka som passar för den aktuella tjänsten.

Hur arbetar du som ansvarig för att dina medarbetare ska kunna jobba så effektivt som möjligt?

- Jag jobbar aktivt med att alltid vara uppdaterad, närvarande och insatt i teamets dagliga processer för att snabbt kunna lokalisera arbetsinsats, status och behov när en större beställning väl kommer in.

Vad är den största utmaningen med en stor beställning, och vad är det roligaste?

- Den största utmaningen är definitivt att möta förväntningarna från både kund och kandidat. I en stor beställning är det oftast många kandidater som presenteras till samma tjänst med målet att det ska bli rätt matchning för alla inblandade. Samtidigt som det är en enorm utmaning är det också det allra roligaste - man får träffa så otroligt många drivna personer och följa många från första intervju till fast anställning.

Vad är ditt bästa tips till ett företag eller en avdelning som står inför en liknande situation?

- Det viktigaste är att ha ett genomtänkt arbetssätt och en genomarbetad strategi som är välkänd för hela teamet som förväntas leverera. Vi på Charlie jobbar dagligen med att förbättra och effektivisera våra processer för att det ska gå så smidigt som möjligt, framförallt för kandidaterna. Vi jobbar exempelvis hårt för att ligga i framkant vad gäller det digitala arbetssättet. Utöver detta tycker jag att det är viktigt att konkretisera och bryta ner kravprofilen från kunden så det blir tydligt för alla i teamet vilken typ av profil ni letar efter!

Tycker man att det känns som en alltför stor utmaning hjälper vi på Charlie gärna till såklart!